A administração de um cartão de benefícios corporativos é uma das tarefas mais estratégicas e operacionais do RH. E com o avanço das soluções digitais, o cartão de benefícios se tornou uma opção prática, flexível e econômica.
Assim como todo novo processo inserido no dia a dia da equipe, é essencial compreender como funciona sua gestão para colher bons resultados. Neste post, você vai entender o papel do RH no funcionamento das plataformas de benefícios, as principais ferramentas de controle e como evitar os erros mais comuns na gestão de cartões.
Os desafios da administração de benefícios corporativos
Administrar benefícios corporativos envolve uma série de desafios que vão além das tarefas operacionais. O time de RH precisa lidar com prazos apertados, mudanças frequentes na legislação, diferentes perfis de colaboradores e a pressão por oferecer uma experiência positiva para quem recebe o benefício.
A introdução de cartões multibenefícios torna a gestão mais ágil, mas também exige organização, domínio das ferramentas disponíveis, processos bem estruturados e, principalmente, a escolha de um fornecedor confiável, que facilite a operação diária e ofereça o suporte necessário ao time interno.
A chave para o sucesso está em combinar tecnologia, clareza nos fluxos e parceria com plataformas que ofereçam suporte contínuo aos colaboradores.
Como funciona o cartão de benefícios para empresas
Os cartões de benefícios corporativos operam em parceria com plataformas de gestão — como a Raiô — que centralizam todas as funções necessárias em um único ambiente.
Ao adotar um cartão multibenefício, a empresa tem acesso a um portal administrativo onde o RH pode:
- Cadastrar e excluir colaboradores;
- Definir tipos de benefícios (alimentação, refeição, cultura, etc.);
- Escolher a periodicidade e valores de recarga;
- Acompanhar o status de envio e ativação dos cartões;
- Emitir relatórios e extratos.
Os colaboradores, por sua vez, recebem um único cartão (geralmente com uma bandeira amplamente aceita) que pode ser usado em milhões de estabelecimentos ou apps. Eles também têm acesso a um aplicativo para acompanhar o saldo e as categorias de uso.
Principais responsabilidades do RH
O RH continua sendo o principal responsável pela gestão interna dos benefícios. O que muda com a adoção de um cartão multibenefícios corporativo é que as tarefas administrativas do dia a dia ficam muito mais ágeis. Isso significa mais eficiência para as equipes e mais segurança jurídica e fiscal para os gestores.
A escolha de um parceiro confiável garante que os processos sejam otimizados desde o cadastro até a prestação de contas. Com isso, as funções atribuídas ao setor permanecem como:
- Envio dos dados corretos dos colaboradores para emissão dos cartões;
- Manutenção de dados atualizados (nome, CPF, endereço, status na empresa);
- Gestão das recargas mensais, pontuais ou emergenciais;
- Definição de categorias permitidas para uso (ex: cultura, alimentação, saúde);
- Suporte básico aos colaboradores, como orientações sobre uso e senha.
Para reduzir a sobrecarga em meio a tantas responsabilidades do setor de RH, soluções como a Raiô oferecem recursos automatizados e atendimento direto ao colaborador — sem que ele precise acionar o RH para tudo.
Ferramentas de gestão e relatórios disponíveis
Veja alguns recursos extras que podem tornar a administração de benefícios corporativos muito mais prática:
- Relatórios financeiros completos, com dados para o time de contabilidade;
- Ações em lote: recargas, atualizações ou bloqueios de vários cartões ao mesmo tempo;
- Rastreamento de cartões e acompanhamento da entrega;
- Nota fiscal disponível automaticamente, sem burocracia;
- Cadastro com poucos dados e integração com ferramentas de RH;
- Créditos Raiô para depósitos prévios e estornos automáticos;
- Recarga via Pix em até 5 minutos ou por boleto em até 1 dia últil.
A Raiô ainda envia e-mails automáticos com dados essenciais para os times financeiro e de pessoas, fortalecendo o alinhamento interno.
Como evitar erros comuns na administração de benefícios
Erros de gestão podem gerar retrabalho, insatisfação dos colaboradores e até prejuízos financeiros. Por isso, estar ciente das principais causas de insatisfação e dos fatores que mais geram problemas é fundamental.
A escolha de um bom parceiro também faz toda a diferença. Conhecendo de perto os desafios enfrentados pelas equipes de administração, finanças e recursos humanos, a Raiô desenvolveu uma solução que ajuda a eliminar os principais gargalos do processo e garante uma experiência mais simples para todos os envolvidos.
Veja quais são os erros mais comuns e como evitá-los:
1. Falta de atualização de dados:
Colaboradores desligados ainda ativos no sistema ou endereços desatualizados comprometem o processo. A automatização desse controle com sistemas integrados pode evitar pagamentos equivocados.
2. Recargas feitas fora do prazo:
Atrasos geram impacto direto na experiência do colaborador e no cumprimento da legislação trabalhista. Ao utilizar plataformas que permitem programar recargas com antecedência esse processo pode ser automatizado, evitando falhas humanas.
3. Uso indevido do saldo:
Conceder benefícios em categorias genéricas ou sem a justificativa adequada pode gerar problemas com auditorias e prejudicar a conformidade com as regras fiscais e trabalhistas. A escolha de um parceiro que ofereça controle detalhado e automatizado, com regras previamente estabelecidas, traz segurança para o time interno operar a gestão dos benefícios em conformidade com a lei.
4. Suporte mal direcionado:
Colaboradores recorrendo ao RH por problemas na utilização dos benefícios ou em simples dificuldades do dia a dia pode consumir muito tempo da equipe. Entretanto, plataformas com atendimento direto (como a Raiô via WhatsApp) são um diferencial e evitam a sobrecarga do time interno.
Por que escolher uma plataforma como a Raiô?
Na Raiô, administrar benefícios não é uma dor de cabeça. Com uma plataforma intuitiva, atendimento humanizado e tecnologia que simplifica, a gestão de benefícios deixa de ser uma obrigação operacional para se tornar uma estratégia de valorização dos colaboradores.
Ainda tem dúvida? A Raiô responde!
Se você chegou até aqui e ainda tem dúvidas sobre como funciona a administração de um cartão de benefícios corporativo, fique tranquilo: é comum que gestores e profissionais de RH tenham questionamentos antes de implementar uma nova solução.
Pensando nisso, reunimos abaixo as perguntas mais frequentes para te ajudar a tomar uma decisão com mais segurança.
– Como faço para cadastrar um novo colaborador?
Na Raiô, o cadastro exige apenas os dados essenciais. Você pode incluir um a um ou usar a função de cadastro em lote.
– O cartão pode ser usado em qualquer lugar?
Sim! Como é bandeira Visa, o cartão Raiô é aceito em mais de 12 milhões de estabelecimentos e apps.
– Posso acompanhar os gastos dos colaboradores?
A plataforma oferece relatórios e dashboards com visão geral das categorias usadas, sem invadir a privacidade individual.
– É possível cancelar ou estornar valores?
Sim. A empresa pode solicitar estorno diretamente na plataforma e utilizar créditos Raiô para manter o saldo disponível.
O que você achou de saber mais sobre gestão de benefícios corporativos?
Investir em parceiros que ofereçam uma gestão de benefícios funcional e descomplicada é a chave para melhorar o relacionamento da sua empresa com os seus colaboradores. E a Raiô pode fazer parte dessa estratégia.
Com 16 opções de benefícios em um único cartão Visa, aceito em mais de 12 milhões de estabelecimentos, a Raiô facilita a vida do seu RH, permitindo uma gestão inteligente para o RH e um uso personalizado para quem trabalha com você.
